תוכנית מובילים דיגיטליים
סיפור הקמתו של צוות החדשנות הדיגיטלית בעמק המעיינות הוא סיפור על הובלת שינוי אסטרטגי תוך יצירת מבנה ארגוני בר קיימא כתשתית לחדשנות מתמשכת. זהו case study של צוות חדשנות שונה מההרגל בזירה המוניציפאלית שמורכב, פועל ומוביל שינוי אפקטיבי, רחב ועמוק. נוגע ומשפיע על היבטי תפעול, שירות, פיתוח מקצועי ושייכות של עובדות ועובדי המועצה.
בשנת 2019 יצאה המועצה למהלך כולל ורחב של קידום השירות לתושב בשלוש זירות פעילות:
- גיבוש תפיסת שירות ייחודית לרשות שעל עקרונותיה יעודכנו כלל השירותים.
- קידום השירותים הדיגיטליים.
- עדכון סל שירותים לישובים – חוזה שירות מותאם לצרכים הייחודים של כל ישוב (מאפיין ייחודי ומאתגר במועצות האזוריות אשר מתקיימת בהן משילות דו רובדית).
במקביל בחרה לאמץ את תפיסת השירות: "קל, מותאם, יוזם" שבאה לידי ביטוי בבחינת כל פעולה ושירות הניתנים על ידי המועצה לתושבים ולישובים:
- קל – מחוייבים להפחית את המאמץ של התושב ככל שניתן, ניתן ליצור עם הרשות קשר בקלות ובמהירות (זמנים ומקומות), במגוון ערוצים לבחירת התושב, תמיד יש עם מי לדבר, מינימום טרטור, מינימום טרחה.
- מותאם – התאמה לקהלים השונים בתרבות בהרגלים, בגילאים, מערכת ציפיות מגוונת ושונה, לצרכים משתנים במציאות המתהווה במועצה, לצמיחה הדמוגרפית לקליטת משפחות מחוץ לעמק ולישובים.
- יוזם – יוזמים קשר עם התושב, חושבים ופועלים שני צעדים קדימה: מביטים בראייה כוללת של – אילו עוד שירותים התושב צריך? לאיזה מידע או שירות באופן יזום הוא זקוק ? מזהים שירותים שאפשר להביא עד הבית או זכויות שיש להביא לידיעת התושב, יצירתיים, חדשניים, נותנים ערך מוסף, עושים מעל ומעבר.
ציפיות התושבים (בעמק ובכלל) הן לקבל את כל השירותים בזמן ובמקום הנוחים להם: תשלומי מיסים, הרשמה לחוגים, הזמנת כרטיסים, קבלת טפסים מיוחדים ועוד. "שירות בנגיעה אחת" (one stop shop) וחווית שירות טובה- זה כל הסיפור.
ועל מנת לממש תפיסת שירות שבה 'התושבים במרכז' יש להנגיש באמצעים דיגיטליים כמה שיותר מידע ושירותים, לייעל את תהליכי השירות והעבודה מול התושבים והיישובים, לצמצם פערים ברמת השירות בין ישובים ולהרחיב את האפשרות של עובדי המועצה לסייע למי שהאמצעים הדיגיטליים אינם נגישים לו.
הרכב צוות חדשנות
על מנת להניע את מהלך הדיגיטציה של שירותי המועצה הוקם צוות החדשנות הדיגיטלית.
הצוות מורכב מנציגי כל האגפים וזרועות המועצה בתוספת כל מי שאמון על ההיבטים דיגיטליים: אתר, מנמ"ר, סגנית מנמ"ר, דוברת, gis, ומידע דמוגרפי.
מבנה התכנית
מפגשי הצוות מתקיימים אחת לחודש ובפורמט קבוע: פתיחה, חיבור למפגש קודם, יחידת תוכן בלימוד חווייתי, התנסות עצמית/ תרגול התוכן הנלמד, עיבוד התהליך, "שיעורי בית" – תהליך עבודה מקביל לזה שהתקיים בצוות החדשנות עם המנהל הישיר ו/או צוות המחלקה.
חברי הצוות מובילים למידה ופעולה במחלקות ובאגפים האורגניים סביב נושאי המפגש, ועבודה זו מהווה את הבסיס והתוכן למפגש הבא.
התהליך כולו מעוצב כשילוב בין למידה ופעולה עם מבנה ותוכן תואם.
חברי הצוות הם במידה רבה נושאי הדגל של כלל המהלכים במחלקות ובאגפים. המפגש המשמעותי שנוצר בצוות, ההעמקה בתהליך הלימוד, החקר, ההתנסות והשותפות האמיתית של חברות וחברי הצוות בבניית תהליך הדיגטיציה, אפשרו להנהלת הארגון להוביל משימה גדולה ורחבת היקף והשפעה בזמן יחסית קצר, בכוחות מקומיים תוך רתימת העובדים והעצמתם כסוכני שינוי.